Med över 40 olika lokaler i Groningen, Friesland och Drenthe fungerade fakturahanteringen på WerkPro inte alltid smidigt. Sedan bemanningsorganisationen och välgörenheten bytte till Konica Minoltas system för digital hantering av inkommande fakturor har hela processen blivit mer effektiv och – inte minst lika betydelsefullt – organisationen missar inte längre några momsåterbetalningar. "Behandlingstiden för fakturor har förbättrats med hundra procent", säger supportavdelningens chef Richard Pronk.
Varje dag arbetar över 220 anställda på WerkPro hängivet med att stödja mellan 800 och 900 personer som temporärt (eller permanent) inte själva kan hitta arbete på den ordinarie arbetsmarknaden. "Vi erbjuder främst program för återinträde som är utformade för att hjälpa människor att hitta fast anställning. Dessutom tar vi hand om funktionshindrade eller sjuka personer som har svårt att eller omöjligt kan välja en normal karriär", förklarar Pronk.
WerkPro utför sin verksamhet kommersiellt genom små företag som erbjuder varor och tjänster. "Här i Groningen driver vi t.ex. en kedja av välgörenhetsbutiker där människor kan få erfarenhet av att arbeta med logistik, i kassan eller på lagret. Vi driver även ett vandrarhem och tillverkar cykelställ, samt ett snickeri och en verkstad för metallarbeten där de tillverkar rustika möbler och spisar."
I sökandet efter en automatiserad fakturahanteringslösning hamnade WerkPro slutligen hos Konica Minolta. "Deras faktureringslösning är perfekt för kontorssystemen de har tillhandahållit WerkPro sedan 2008. Dessutom var lösningen inom vår budget. Som stiftelse har vi i slutänden inte så mycket pengar." Enligt Pronk har det webbaserade programmet påskyndat fakturahanteringen enormt: "Fakturor skickas till ekonomiavdelningen på vårt huvudkontor. En anställd skannar fakturan och fakturadata och kontot importeras direkt till programmet, tack vare OCR-programvaran i Konica Minolta-systemen. Beroende på kontot meddelas de aktuella budgetcheferna om att de har fått en faktura. När de har kvitterat fakturan vidarebefordras den automatiskt till ERP-miljön – vilket i vårt fall är Exact Globe."
Pronk är nöjd med Konica Minoltas lösning för digital bearbetning av inkommande fakturor – och han är inte den enda. "Som organisation har vår effektivitetsnivå förbättrats avsevärt. Vi har nu alltid direkt insikt i processerna, fakturor kvitteras av rätt personer och – sist men inte minst – vi missar inga momsåterbetalningar längre!"
Effektiv fakturahantering, tydligare processer
Integrering av ett ECM-system för digital hantering av fakturor
Tydliga processtrukturer och effektiv digital hantering av inkommande fakturor
Som organisation har vår effektivitetsnivå förbättrats avsevärt
Richard Pronk
gruppledare för supporttjänsten, WerkPro