DZAP har sitt huvudkontor i Naarden och skapar attraktiva, banbrytande kontorsmiljöer. Det har skapat moderna, stimulerande arbetsmiljöer för en mängd välkända kunder i alla tänkbara sektorer sedan 1995. För att behålla sin position som en av de tre främsta i branschen i Nederländerna strävar DZAP ständigt efter att förbättra kvaliteten. Detta gäller även de administrativa processerna. Konica Minolta hjälpte till att digitalisera fakturahanteringen och förbättra arbetsflödet. Vad blev resultatet? En mer transparent process, bättre åtkomst till information och snabbare interaktion med alla inblandade parter.
Det befintliga systemet för manuell bearbetning av fakturor på DZAP har inte alltid varit den mest tillförlitliga och effektiva faktureringsprocessen, vilket omfattar cirka 3 500 fakturor per år. Kim de Jager, kontorsassistent på DZAP, förklarar: ”Tidigare angavs våra fakturor manuellt, distribuerades internt som papperskopior och godkändes slutligen av de olika avdelningarna. Det här sättet att arbeta krävde mycket tid och papper. Det var även svårt att se när fakturorna hade fastnat i arbetsflödet.”
Digitaliseringen av fakturahantering behövde producera resultat. DZAP träffade därför olika leverantörer för att få information om deras anbud. Kim: ”Den ECM-lösning som erbjuds av Konica Minolta gjorde direkt ett gott intryck på oss. När den första kontakten togs bad vi om referenser från företag som använder den här fakturahanteringslösningen tillsammans med AccountView ERP-paketet. De var alla väldigt entusiastiska, inte bara om lösningen, utan även om installationsprocessen och assistansen från Konica Minolta.”
DZAP ville stegvis digitalisera alla administrativa processer inom organisationen: först inköpsfakturor, sedan försäljningsfakturor och slutligen tidrapporter. Den här sista processen var ett krav som skräddarsytts för DZAP. Företaget hade även ytterligare förfrågningar såsom olika dokumenttyper och automatisk distribution av fakturor samt behovet att behålla vissa operationer och vissa driftlägen från den gamla processen. Innan DZAP bestämde sig för Konica Minolta behövde företaget kontrollera om alla dess krav var genomförbara ur ett tekniskt perspektiv. Det visade sig att ingen av deras förväntningar var orealistisk.
Processen för inköpsfakturor, försäljningsfakturor och tidrapporter har sedan digitaliserats. Kim: ”Projektet slutfördes utan störningar. Vi tyckte det var svårt att i förväg ta reda på vad som förväntades av oss, och att kunna visualisera hur lösningen skulle se ut. Under installations- och testfasen arbetade vi mycket nära varandra – vi har kunskap om processen och de kan automatisering – och programvaran har ständigt förfinats för att passa våra behov. Exakt så som beskrevs i förväg i DZAP:s arbetsflödesdokument. Vi uppskattade att konsulten kunde ta hänsyn till våra anpassningar varje gång.”
Kim och hennes kollegor är mycket nöjda med slutresultatet: ”Digitalisering har gjort det möjligt för oss att göra mycket av den administrativa informationen mer transparent. Den personal som använder systemet har en mycket bättre översikt över processen och informationen är lätt att läsa. De inblandade parterna – både våra kunder och leverantörer – kan på så sätt få bättre information, snabbare och mer tillförlitligt.”