Conditorei Coppenrath & Wiese har upprättat en integrerad utskriftsmiljö med en kombination av Konica Minolta-system och utskriftshanteringssystemet SafeQ. Europas största tillverkare av frysta desserter och andra bakverk har därmed avlastat IT-avdelningen från bördan med att hantera skrivarsystemen, och dessutom gjort betydande besparingar. Sander Bürosysteme från Osnabrück, partner till Konica Minolta, fick kontraktet för hela lösningen.
Utskriftsinfrastrukturen på Coppenrath & Wiese, som under årens lopp utökats till fler än 400 lokala skrivare och nätverksskrivare, sattes på prov 2012. ”Vi ville minska antalet skrivare i grunden och outsourca den service som krävdes för att göra det”, säger systemadministratören Jonathan Lang, en av projektledarna på Coppenrath & Wiese.Företaget har fler än 2 000 anställda och fortsätter att växa och distribuera produkter över hela världen. Produktionen sker uteslutande i Tyskland. Syftet med att minska antalet system var inte bara att minska de globala kostnaderna, det var även viktigt att avsevärt minska den tid som IT-avdelningen lägger ned på att tillhandahålla support för och installera skrivare på arbetsstationer, vilket var ett av deras ansvarsområden vid den tidpunkten.
De skrivare som installerats dittills hade levererats med de stationära datorerna och orsakade problem dagligen när patronerna behövde bytas. När garantin gick ut ersattes de dåvarande skrivarna och faxmaskinerna med flerfunktionsskrivarsystem i hela företaget. Vidare hade företaget bara en ungefärlig global kostnadsöversikt och var angeläget om att minska den höga utskriftsvolymen på cirka fyra miljoner sidor per år på lång sikt. ”Att etablera ett integrerat utskriftshanteringssystem var därför en förutsättning för att vi skulle slippa rutinuppgifter”, tillägger Manuel Düvel, systemadministratör på Coppenrath & Wiese.
Jonathan Lang och Manuel Düvel har idogt testat kvaliteten på olika system från många tillverkare och använt resultaten som ett viktigt kriterium för övergången. Baserat på erfarenheten av de befintliga skrivarna låg bl.a. ett krav på enastående utförande av det nya flerfunktionssystemet till grund för Manuel Düvels val: ”Vi ville slippa problemen med patronbyten, särskilt eftersom många av de nya systemen skulle stå i produktionsområden med stränga hygienkrav”.Andra viktiga kriterier var utskriftshastighet, utskriftsteknik och tonerutbud. Sist men inte minst var ekonomiska skäl en avgörande faktor. Baserat på de två administratörernas rekommendationer bestämde sig företaget slutligen för att välja bizhub-flerfunktionssystemet från Konica Minolta.
Tillsammans med tillförlitlig utskriftshantering var de effektiva verktygen som Konica Minolta tillhandahåller som del av den kompletta lösningen en viktig avgörande faktor i valet att införa den här lösningen. Utskriftsinfrastrukturen, som är utrustad med SafeQ-lösningen för utskriftshantering, ger nu de anställda på Coppenrath & Wiese värdefulla extrafunktioner som skanna-till-mig och skanna-till-e-post.”Vi kunde dra nytta av andra kunders erfarenheter och övertygades om den här lösningens kvalitet under förberedelserna för implementeringen av den”, säger Manuel Düvel. RFID-id-korten med Legic-chips som har införts på Coppenrath & Wiese fungerar som autentisering till flerfunktionssystemen. Sander Bürosysteme skötte anpassningen av läsarenheten, vilket visade sig vara en enkel uppgift.
Konica Minolta lyckades minska det totala antalet skrivarsystem till 70 med hjälp av MFP-system och laserskrivare. Den uppföljningsfunktion som SafeQ erbjuder har visat sig vara mycket praktisk för företagsomfattande utskrifter på daglig basis i företagets stora lokaler. En annan praktisk utskriftshanteringsfunktion från SafeQ är automatisk integrering av olika användarkataloger, som uppdateras dagligen i SafeQ-användardatabasen. ”Tack vare detta är alltid alla utskriftsbehörigheter aktuella, och i början av projektet behövde man inte återange data från program såsom Active Directory, vårt huvudnyckelsystem eller Lotus Notes”, säger Jonathan Lang.LDAP-sökfunktionen i bizhub-systemet är praktisk för de anställda: alla Notes-användare kan väljas på skärmen, och skannade filer kan sedan skickas direkt till dem.
Tack vare den enhetliga utskriftsinfrastrukturen har Coppenrath & Wiese kunnat förverkliga målet med direkt sänkta kostnader. Efter ett år har antalet utskrivna sidor per år redan sjunkit till 2,5 miljoner eftersom de anställda, tack vare flerfunktionsskrivarsystemet, har blivit mer medvetna om hur mycket de skriver ut och därför skriver ut mindre. Maskinparkslösningen FMAudit har automatiserade funktioner som möjliggör tonerinköp och service i rätt tid via Sander Bürosysteme.Företagets utsedda medarbetare, även kallade nyckelanvändare, ansvarar för att patronerna sätts i på rätt sätt. På så sätt behöver inte underhållstekniker gå in i produktionsområden (som omfattas av stränga hygienkrav) för den här typen av rutinuppgifter. Skrivarsystem rapporterar automatiskt antalet sidor som skrivs ut till programvaran SafeQ för utskriftshantering, som installeras på skrivarservern. Kostnadsstället kan sedan utföra motsvarande utvärderingar när som helst.Eventuella fel som kan uppstå korrigeras samma dag av tekniker på Sander Bürosysteme. ”Precis som vi planerade slipper IT-avdelningen nu rutinuppgifter som rör skrivarsystemen tack vare utskriftshanteringssystemet och servicen från Sander Bürosysteme”, säger Manuel Düvel. Som väntat har även elförbrukningen sjunkit.