En helomfattande, toppmodern IT-lösning för ett litet företag – med en enda kontaktpunkt

DuoBad AB grundades för 20 år sedan av Lars Carlsson och Niklas Hult baserat på en enkel idé: Att skapa exklusiva badrumsmöbler som matchar exceptionell design med tidlös hantverksskicklighet. Företaget, som är baserat i Alsterbro i Sverige, har nått framgång genom en unik kombination av småländsk möbeltradition och träbearbetning med exklusiv badrumsdesign. Grundarna har stor omsorg om miljön och om att skapa hållbara produkter av hög kvalitet. Det här tillvägagångssättet återspeglas också i hur företaget väljer sina partner och leverantörer – med komponenter som tillverkas lokalt från likasinnade företag med samma höga kvalitets- och hållbarhetsstandarder som DuoBad. Teamet med tio anställda arbetar hårt för att tillgodose behoven hos ett växande företag. Allas roll är viktig: Från de fem professionella hantverkarna som bygger möblerna, till sälj- och kontorspersonalen som har olika roller inom kund- och leverantörskontakt. Med Konica Minoltas Workplace Hub Advanced har de precis de IT-verktyg och den support de behöver för att lyckas med det här arbetet.

En blomstrande landsbygdsverksamhet som ville uppgradera sin IT

DuoBad är ett litet företag som fokuserar alla sina resurser på att leverera enastående produkter och kundservice. Det innebär dock att IT-infrastrukturen aldrig stod i centrum för uppmärksamheten i företagets dagliga arbete. Detta förändrades när IT-infrastrukturens ålder och begränsningar började bli ett hinder. Mycket av DuoBads IT-infrastruktur och programvara var föråldrad: Support för de befintliga systemen höll på att försvinna. DuoBad ville även modernisera sin IT för att hålla jämna steg med den växande verksamheten. Dessutom ville de ge sina anställda en modern arbetsmiljö – en digital arbetsplats med enkel och säker åtkomst till information vart de än behöver den. Kundens Microsoft Office-lösning var föråldrad och speglade inte längre de nya behoven. DuoBad använde en av internetleverantörens e-postservrar, och nu ville de ha en lösning för att integrera en e-postserver i sina egna system. Samtidigt sökte företaget en lösning som var enkel att hantera och med skydd mot dataförlust med en automatiserad, tillförlitlig backuplösning på plats.

Vad gäller anslutning kämpade DuoBad med ytterligare en utmaning som i synnerhet små och medelstora företag utanför storstäderna står inför: ”Vi hade inte från början någon lokal fiberanslutning. Vi var därför väldigt beroende av att ha en lokal IT-infrastruktur på plats”, förklarar DuoBads IT-chef Rikard Karlsson. Dålig anslutning skulle annars leda till avbrutna, otillförlitliga arbetsflöden om stora mängder data skulle behöva nås snabbt från exempelvis ett molnsystem. ”Vi var beroende av en lokal HP-server som kördes med Microsoft Windows Server. Men både maskin- och programvara var föråldrade”, säger Karlsson.

Med bara en teammedlem som ägnar sig åt att underhålla företagets IT-infrastruktur var det viktigt att en partner kunde ta över ansvaret för all IT och tillhandahålla en helhetslösning för DuoBad. ”Vi är ett litet, specialiserat företag som värdesätter en stark IT-partner med ett lokalt serviceteam och gemensamma värderingar”, säger DuoBads VD Niklas Hult. Det var också viktigt för företaget att ha en enda kontaktpunkt eftersom de ville att ansvaret skulle finnas på ett ställe.

En stark partner med en allt-i-ett-lösning för ett specialiserat företag

Företaget var redan en befintlig kund hos Konica Minolta som hade arbetat med bizhub MFP-enheter i mer än 14 år. Det var en positiv relation som hade funnits genom en stor del av företagets historia. Under den här tiden hade en stabil grund med tillit och ömsesidig respekt vuxit fram. ”Vi har en kontoansvarig på Konica Minolta som vi känner och litar på. Han känner oss också, och förstår hur vår verksamhet fungerar”, säger Niklas Hult, som också uppskattade att Konica Minolta delar företagets stora engagemang för hållbarhet. ”Konica Minolta har gjort ett fantastiskt jobb under den tid vi har samarbetat tidigare. Det är viktigt att ha lokal kunskap till hands när vi behöver ta itu med våra tekniska utmaningar.” Så när det var dags att hitta rätt partner för implementeringen av den nya IT-lösningen förlitade sig DuoBad på sin befintliga partner Konica Minolta.

”Ur ett dagligt perspektiv har teknikern jag arbetar med en hel del kunskap och jag litar på honom”, förklarar IT-chefen Rikard Karlsson. ”Eftersom han är en del av Konica Minolta vet jag också att min kontakt kan dra nytta av andras kunskap och erfarenhet när det behövs och att han alltid återkommer med lösningar snabbt.”

Konica Minolta kunde ge DuoBad exakt det som företaget sökte: IT-experten föreslog Workplace Hub Advanced, en modern och framtidssäker allt-i-ett-lösning för digitala arbetsplatser, som skulle passa perfekt för DuoBads behov. Genom att integrera den tidigare separata servern, programvaran och MFP:n ger den här Workplace Hub-implementeringen DuoBad en digital arbetsplatslösning – från en enda tillförlitlig leverantör, precis som DuoBad önskade. ”Om vi stöter på en utmaning eller har en fråga vet jag direkt vem jag ska ringa”, säger Karlsson.

Efter ytterligare konsultation med Konica Minolta beslutade sig DuoBad för att gå vidare med implementeringen i slutet av 2019. Lösningen kör en Windows Server 2019-installation för att uppfylla serverrollerna fil/utskrift/AD. När det gäller säkerhet och återhämtningsförmåga innehåller lösningen även Konica Minolta Remote Care Antivirus och Acronis Backup Service. Projektet påbörjades i början av 2020 och slutfördes inom tre månader.

Workplace Hubs hybridkaraktär löste DuoBads utmaning med att inte ha någon fiberanslutning: Med en hybridlösning lagras data som måste nås snabbt och tillförlitligt lokalt på plats. Samtidigt gör en anslutning till molnet extern åtkomst till information möjlig, till exempel från en leverantörs kontor. Det här är ett ganska vanligt scenario för många företag som inte har bredbandsanslutning. DuoBad är ett exempel på hur många små och medelstora företag kan använda en hybridlösning – de tvingas inte välja en lösning på plats eller i molnet. I DuoBads fall finns det verksamhetskritiska affärssystemet Garp, som har ERP-, CRM- och ECM-funktioner, kvar på plats. Detsamma gäller för företagets fil- och utskriftsfunktioner.

En uppdatering av företagets gamla e-postsystem och Microsoft Office-lösning levereras som en andra fas i projektet. Den molnbaserade lösningen Office 365 Business Premium tas i drift när fiberanslutningen har installerats i företagets lokaler, och ger DuoBads team de moderna arbetsverktyg som behövs i det dagliga arbetet. Den kör dessutom företagets e-postservrar, och integrerar dem smidigt med andra befintliga program samt ersätter e-postlådorna hos internetleverantören. Migreringen till Office 365 ger även DuoBads anställda tillgång till förbättrade möjligheter till distansarbete och samarbete. ”Mobil åtkomst är absolut nödvändigt, eftersom det är viktigt att kunna arbeta på annan plats och ändå använda våra huvudsystem på distans”, förklarar Niklas Hult. Den här funktionen kan också visa sig ge nya arbetssätt. DuoBad är angeläget om att utforska nya sätt att arbeta som möjliggörs av moderna samarbetslösningar, till exempel Microsoft Teams.

DuoBad insåg vilka möjligheter som erbjöds med Workplace Hub och utökade projektets inledande omfattning till att inkludera en lösning för fjärrskrivbord som underlättar för systemadministratörer och arbete på annan plats. Med fiberinstallationen kan företaget också implementera Arconis Backup Service: En molnbaserad nödåterställningslösning – och ett mycket viktigt steg för DuoBad. ”Som tur är har vi inte haft några katastrofala dataförluster i vårt företags historia än. Men våra design-, kund-, logistik-, leverantörs- och lagerfiler – alla dessa data är helt verksamhetskritiska för oss, och vi har helt enkelt inte råd att förlora dem i händelse av exempelvis en brand,” förklarar Karlsson. När nödåterställningssystemet är på plats genererar en automatiserad process en regelbunden säkerhetskopiering av den här viktiga informationen, och gör den lättillgänglig om ursprungsdata går förlorade.

Tack vare Konica Minoltas hanterade IT-tjänster dygnet runt har företaget dessutom en tillförlitlig lösning till sitt förfogande, vilket säkerställer smidig drift dygnet runt. Eftersom bara en teammedlem på DuoBad ansvarar för IT-infrastrukturen ger detta ökad trygghet samtidigt som det ökar företagets återhämtningsförmåga avsevärt. På samma sätt gör möjligheten att betala för ledande tjänster på begäran via Workplace Hub att DuoBad får åtkomst till Sophos XG Firewall som en del av en månadsprenumeration. Den här lösningen i världsklass har höjt företagets säkerhet och minimerat riskerna eftersom företagets säljpersonal fjärransluter via VPN. Hot och dolda risker kan snabbt identifieras och neutraliseras, infekterade system isoleras automatiskt och omedelbart.

Workplace Hub står nu i centrum för DuoBads IT, och alla system som företaget behöver integreras och underhålls. I kombination med Konica Minolta som enda kontaktpunkt har företaget nu en ”Intelligent Connected Workplace” till förfogande, samtidigt som de kan fokusera sina investeringar i personal och kunskaper som behövs för kärnverksamheten. ”Vi är väldigt glada över att kunna utforska hela potentialen hos Workplace Hub”, avslutar Niklas Hult.