Ett välkänt varumärke utvecklas med digital dokumenthantering

TON inc. logo

Ett välkänt varumärke utvecklas med digital dokumenthantering

Ett välkänt varumärke utvecklas med digital dokumenthantering

TON Inc., ett fristående företag i Tjeckien, har tillverkat Bentwoodmöbler sedan 1953, och bevarar samma höga hantverksskicklighet som möbelinnovatören Michael Thonet skapade 1861. TON:s produkter har vunnit olika utmärkelser, bland annat Good Design, Red Dot Design Award och Czech Grand Design. De möter den globala efterfrågan genom ett eget säljnätverk och anställda på annan ort. Företaget behövde en allt större flexibilitet, samtidigt som de stod inför ökad e-posttrafik och utmaningen med ineffektiva pappersbaserade äldre system som hade visat sig vara ett betydande problem vid fakturahantering. Med Konica Minolta som en stark partner implementerade TON en lösning för digitaliserat arbetsflöde och dokumenthantering. På så sätt kunde TON skära ned dokumenthanteringstiderna i hela företaget, med all information snabbt och enkelt åtkomlig från ett och samma ställe.


Kliv in i framtiden 

Företagets befintliga dokumenthanteringsmetoder sinkade TON:s kärnprocesser och den övergripande utvecklingen. De saknade en gemensam lagringsportal för fakturor, produktinformation och dokumentation. Data registrerades i olika kataloger och i flera system, vilket förhindrade fjärråtkomst till information som relevanta fakturor, kontrakt och produkter. Fakturor gick ofta förlorade i sändningarna mellan avdelningar eller avstannade helt när behöriga godkännare arbetade utanför kontoret. 

TON letade efter en möjlighet att lagra dokument som affärskontrakt eller beställningar centralt. Bristen på sådan lagring gjorde det mycket utmanande och tidskrävande att få en översikt av aktuell status för ett aktivt avtal och skicka det till revisorn på ett relevant sätt. I bokföringen hade bristen på fjärråtkomst redan skapat allvarliga problem: "Vi hade ett stort problem när en anställd inte var på kontoret på flera dagar och kunde inte godkänna eller läsa ett visst dokument och vi kunde inte skriva in det i böckerna", minns TON:s försäljningschef Robert Valentík. "Därmed fick ledningen inte tillräckligt med information om projekt, om aktiviteter inom företaget och, om företagets resultat."


Samarbete med Konica Minolta – det beprövade valet 

TON ville ha ett sätt att öka processeffektiviteten, spara pengar och ge sina anställda tillgång till viktig information när som helst, var som helst, så de tog hjälp av Konica Minolta som valdes ut från en slutlig lista med tio leverantörer. När de valt Konica Minolta som betrodd leverantör bestämde sig TON för att implementera en lösning som kombinerade Microsoft SharePoint som en lagringsplattform för dokument med K2 blackpearl, en programvaruplattform för att bygga och köra program för affärsprocesser. Den här kombinationen gav exakt de robusta formulär-, integrations- och rapporteringstjänster som TON behövde. 

"Det slutliga valet av leverantör beslutades utifrån referenser", säger Robert Valentík. "Vi besökte flera av Konica Minoltas kunder som visade oss K2 blackpearl i praktiken. Vi bekräftade faktiskt vårt val på det här sättet."

I början av projektet samtalade konsulter från Konica Minolta mycket med teamet på TON för att genomföra en ingående analys av deras specifika behov och krav. För Robert Valentík var det steget avgörande: "I efterhand anser jag att implementeringsanalysen var av stor betydelse, vilket, tack vare de noggranna förberedelserna, innebar att vi höll projektbudget och projektdeadline, vilket är ovanligt för sådana stora projekt." 

När man valde lösningen tillsammans med Konica Minolta var det viktigt för TON att miljön var användarvänlig och att IT-avdelningen på kontoret skulle kunna skapa sina egna formulär och skapa processer i K2 blackpearl. Lättheten att göra det visade sig vara avgörande för beslutet att välja den lösningen, vilket demonstrerades under implementeringen och när TON:s anställda vande sig vid de nya processerna. 

TON:s IT-specialister arbetar nu i K2-miljön, där de testar processer, formulär och andra, mindre initiativ. Utbildningen av teammedlemmarna i säljteamet visade sig vara okomplicerad, och försäljningschefen Robert Valentík såg att samarbetet med Konica Minolta för att bygga färdigheter ägde rum i "en trevlig miljö och i en enkel takt". Två TON-anställda lärde sig att utforma nya processer och tillhandahålla nya supportlösningar för systemet på ungefär tre månader. 

IT-avdelningen är entusiastisk över att implementera andra, avdelningsledda initiativ – och teamet kan göra mindre justeringar av systemet själva, tack vare K2-plattformen. Mer komplexa krav löser Konica Minoltas erfarna team av konsulter.


Stärk verksamheten med snabbare, flexiblare funktioner 

En viktig fördel med K2- och SharePoint-lösningen som implementerades av Konica Minolta är den enkla åtkomsten för anställda i hela företaget. Det nya systemet har ett modernt, användarvänligt intranät som är tillgängligt via en vanlig webbläsare. Förutom att samla allt på ett ställe minskar lösningen behovet av att installera särskild programvara på användarnas arbetsstationer, vilket minskar kostnaderna för underhåll och installation. IT-supporthantering och fakturahantering är nu helt automatiserade. 

K2 blackpearl har också visat sitt värde genom sin kombination av tillgänglighet och användarvänlighet – vilket personifieras av K2-mobilappen. "När jag ser att den verkställande direktören kan godkänna fakturor som han tar emot på sin mobiltelefon under affärsresor utomlands, bekräftar det för mig att vi fattade rätt beslut", konstaterar Robert Valentík. Genom att minska bördan med att söka efter pappersdokument har TON lyckats spara tid som beräknas till femton minuter per anställd och dag. 

"Att arbeta med digitaliserade dokument är betydligt mer praktiskt och data kan överföras till andra informationssystem", säger Robert Valentík. "Jag tror att K2 blackpearl-lösningen på Microsoft SharePoint-plattformen skulle vara fördelaktig för alla företag som vill optimera processer och förenkla administrationen."

quotation marks

This solution is beneficial to any company that wants to optimise processes and simplify administration. Work with digitised documents is considerably more convenient and data can be transferred to other information systems. Yet, an even greater benefit of the system is that we reduced the flow of documents through the system from fifteen days to only three, which is very positive.”

Robert Valentík

Sales Director, TON a.s.

Fördelar

Fördelar
  • Användarvänligt intranät för hela företaget som introduceras för att förbättra informationsdelningen
  • Fullständig automatisering av IT-supporthantering och fakturahantering
  • Genomsnittlig tid för bearbetning av redovisningsdokument sänkt från 15 till 3 dagar
  • Genomsnittlig tidsbesparing om 15 minuter per anställd och dag genom flytt från pappersdokument
  • Kundens IT-avdelning kan skräddarsy lösningar efter behov

Utmaning

Utmaning
  • Övervinna begränsningar i äldre system med säkring av full funktionalitet mellan system
  •  Skapa möjligheter att lagra dokument centralt i digital form
  • Ge enkel åtkomst för anställda i hela företaget
  • Skynda på bearbetningstider för dokument och fakturor

Lösning

Lösning
  • K2 blackpearl BPM-teknik
  • Microsoft SharePoint-plattform

Relaterade Kundhistorier

Relaterade Kundhistorier