Tydlig spårbarhet och förbättrad administration

MVB Truck & Bus Bulgaria logo

Tydlig spårbarhet och förbättrad administration

Tydlig spårbarhet och förbättrad administration

MVB Truck & Bus Bulgaria AD är en officiell importör av produkter från MAN Truck & Bus till den bulgariska marknaden. Företagsstrukturen omfattar fyra avdelningar – avdelningen för försäljning av godstransporter och bussar, serviceavdelningen, reservdelsavdelningen samt ekonomi- och redovisningsavdelningen.


Kundutmaningar

I början av aktiviteten började teamet på MVB Truck and Bus Bulgaria AD under 2012 att klassificera och arkivera kontrakt som förts in i mappar. Elektroniska kopior av de dokument som lagras skapas även parallellt på en filserver, och grundläggande data och information om dem lagras i Excel-filer. I och med en ökning av volymen för de arkiverade dokumenten och eftersom processen för att skapa det elektroniska arkivet och indexera avtalen görs manuellt har problem uppstått – missade dokument, felaktigt inmatade data och mycket mer. Företaget inser därmed behovet av optimering och arkivering av dokumentmiljön.


Beskrivning av lösningen

Dokumentprocessen har optimerats i två riktningar. Å ena sidan var det nödvändigt att skapa befintliga pappersdokument i

digital form. Å andra sidan sker skanning av specifika indexeringar av områden i dokumentet, till exempel kontraktsnummer och typ av kontrakt. När det relevanta kontraktet har digitaliserats meddelas vissa anställda, beroende på deras tidigare positioner i programvaran, att ett sådant kontrakt har angetts i systemet. Slutligen arkiveras dokumentet i det föreslagna systemet.


Den andra processen för att registrera kontrakt är relaterad till kontrakt som ska upprättas. I detta fall skapas kontraktet i systemet med utgångspunkt från förgodkänd mall. Därefter omdirigeras avtalet automatiskt till dem som behöver godkänna det elektroniskt, returneras till sin skapare för signering samt skannas och arkiveras. ”Vid varje steg vet var och en av de personer som deltar i processen vad som händer med dokumentet, och hur kontraktet flyttar sig i systemet anges i programvaran och är fördefinierat”, förklarar Svetoslav Krastev. 


I ett senare skede har MVP Truck and Bus Bulgaria utvidgat den implementerade lösningen med införandet av en hanteringsmodul för semestrar, och sedan en modul för affärsresor. I stället för att skicka in begäran om semester på papper kan medarbetaren redan skicka sin begäran via systemet, och ansökan kan automatiskt flyttas till redovisning.

MVB Truck & Bus Bulgaria Svetoslav Krastev
quotation marks

Avkastning på investeringar i en lösning uttrycks ofta inte bara i pengar, utan även som hög kundnöjdhet

Svetoslav Krastev

ekonomichef, MVB Truck & Bus Bulgaria AD

Fördelar för kunden

Fördelar för kunden
  • Automatiska meddelanden om förnyelse av kontrakten
  • System med tydlig spårbarhet för att skapa och godkänna kontrakt
  • En lagringsplats för kontrakt Digitalt arkiv

MVB Truck & Bus Bulgaria AD – Bright traceability and improved administration

When MVB Truck & Bus Bulgaria AD from Sofia, Bulgaria, began to grow there was a lot of time wasted for finding where particular contracts were stored. So, they introduced the archiving system dokoni CASE from Konica Minolta for contracts and quotations. dokoni CASE helps MVB to find documents quickly and efficiently.

Relaterade Kundhistorier

Relaterade Kundhistorier