Den Nürnberg-baserade specialisten inom reklammedia Huff oHG har i många år förlitat sig på Konica Minolta-system. Som en del av det regelbundna bytet av utrustningen har den nya multifunktionella utskriftsmiljön nu även förbättrats med ett anpassat lösningskoncept. Detta har inte bara hjälpt till att minska de administrativa uppgifterna avsevärt, utan användarna har också nytta av det eftersom de nu kan skriva ut direkt från sina mobila enheter och senare producera och samla in sina utskrifter från valfritt utskriftssystem.
Huff Group drog nytta av den regelbundna förnyelsen av de multifunktionella utskriftssystemen och planerade samtidig integrering av flera programvarulösningar: ”Vi ville minimera tonerlagring och automatisera beställningsprocessen”, säger Damian Bochenek, IT-chef i Huff oHG och även ansvarig för IT-support för alla företag inom holdingbolaget och dess internationella avdelningar.
Målet var att avlasta IT-avdelningen från tidskrävande rutinuppgifter. Därför ville företaget även införa central utskriftshantering i den nya lösningen, så att räknaravläsningar skulle övervakas kontinuerligt och eventuella problem rapporteras automatiskt. Utöver detta innefattade Huffs krav fördelningen av kostnader på avdelningsnivå eller till och med på enskild projektnivå.
Huff Group säljer alla typer av reklammedier, som köps i Fjärran Östern och sedan bearbetas och marknadsförs i Tyskland. Det skapar omfattande korrespondens och ett enormt antal följesedlar. ”Tidigare var vi helt nöjda med vår tryckutrustning från Konica Minolta och ville förstärka samarbetet med avtalsförnyelsen”, förklarar Damian Bochenek. Företaget ville gå över till helt automatisk beställning av förbrukningsartiklar utan inblandning av operatören. Samma sak gällde för servicebesök. ”Med de här stegen ville vi avlasta både de olika avdelningarna och vår centrala IT-avdelning”, fortsätter han.
Baserat på konceptet Optimized Print Services använder den nya miljön olika moduler i PageScope Enterprise Suite för central skrivarhantering och användaradministration. Både beställning av förbrukningsartiklar och begäran om servicesamtal sker automatiskt med serverlösningen SiteAudit. Dessutom får IT-personalen regelbundet och automatiskt räknaravläsningar. ”Om service eller underhåll krävs kan vi vara säkra på att en Konica Minolta-tekniker är på plats inom sex timmar. Det här ökar utrustningens tillgänglighet avsevärt och förbättrar vår totala effektivitet”, förklarar IT-chefen Damian Bochenek.
Ett annat krav på den nya lösningen var flexibla utskrifter från mobila enheter, för vilka Huff oHG har valt tekniken Air Print från Apple. ”Via ett gränssnitt överförs utskriftsjobben till utskriftslösningen follow-me. Allt våra anställda behöver är appen, som är kostnadsfri, och de kan producera och samla in sina utskrifter från nästa tillgängliga utskriftsenhet”, berättar Damian Bochenek. Den här mycket praktiska funktionen gör det lättare att ta emot den nya lösningen bland personalen, liksom den enkla och intuitiva användningen av bizhub-systemen.
Det går nu som standard att enkelt samla in utskrifter från nästa tillgängliga skrivare i Huff oHG. Med Konica Minoltas PageScope Authentication Manager organiseras användarautentiseringen centralt, liksom avläsningen av användar- och kontodata. Med PageScope My Print Manager kan de anställda få åtkomst till valfritt utdatasystem, autentisera via fingervenskannern och samla in sina utskrifter. Den här proceduren förbättrar dokumentsäkerheten eftersom konfidentiella dokument inte längre ligger i skrivarens utmatningsfack.
Det förbättrade samarbetet med Konica Minolta har många fördelar för de dagliga uppgifterna för Huff oHG: Tillgänglig kapacitet i IT kan nu gynna andra projekt, medan den individuella användarautentiseringen och den automatiska övervakningen av räknaravläsningar ökar den totala kostnadstransparensen. Och om du har några frågor om de nyligen implementerade programvaruprogrammen kan du alltid få hjälp från Konica Minoltas helpdesk för lösningssupport!
Avlastning av interna resurser för skrivaradministration, förbättrad dokumentsäkerhet, utskrift från mobila enheter
Optimerad utskriftsmiljö med individuellt, anpassat lösningskoncept
Effektivt hanterad utskriftsinfrastruktur, ökad produktivitet, ökad flexibilitet och kostnadstransparens
”Vi skulle definitivt införa liknande projekt igen med Konica Minolta”
Damian Bochenek
IT-chef, Huff oHG