Groupe Victor Hugo valde Konica Minolta som stöd för att anpassa sin lösning för elektronisk dokumenthantering till utmaningarna i ett snabbt växande företag. Först och främst var det nödvändigt att ta sig an mycket stora mängder data. Sedan krävdes efterlevnad med standarder för elektronisk arkivering som ger ett rimligt värde. Slutligen var det nödvändigt att kunna kommunicera med affärsverktyg. När Konica Minolta genomförde en ECM-granskning vägledde det företaget, som redan var fullt utrustat med Konica Minolta-utskriftssystem, i riktning mot Microsoft SharePoint, en lösning som är kompatibel med Microsoft Office 365 Dynamics. Groupe Victor Hugo var mycket nöjd med sitt samarbete med Konica Minolta och övertygades av dess engagemang och kvaliteten på dess supportteam. Som ett resultat av detta valde man Konica Minoltas förslag i stället för ett alternativ som föreslagits av en konkurrent.
Groupe Victor Hugo, ursprungligen en regional operatör i östra Frankrike inom sjukförsäkringar, drivs av en mycket stark tillväxt. Gruppen har för närvarande tio säljorgan och täcker det mesta av det franska området. Benjamin Vincent är teknik- och logistikchef som ansvarar för infrastrukturen och nätverken i det här företaget med 85 anställda: ”Konica Minolta är vår partner till 100 %, med 18 multifunktionsskrivare och 10 skrivare. Vi är mycket nöjda med utrustningens prestanda och kvaliteten på vår relation. Tjänsten håller samma standard, med mycket reaktiv support och automatiserad hantering av påfyllning av förbrukningsmaterial.”
Av både juridiska och administrativa skäl har Groupe Victor Hugo ett stort antal dokument som ska bearbetas och lagras, med starka och exakta regelkrav. För sju år sedan bestämde sig företaget för att gå över till digital arkivering i en första expansionsfas. ”Multifunktionssystem är det första steget mot elektronisk dokumenthantering. Vi bad Konica Minolta att stödja oss i den här stora flytten, en massiv omkonfigurering av vår installerade bas för utskrift och reprografi. Vi valde Open BeeTM. Lösningen uppfyllde helt våra ursprungliga förväntningar vad gäller tjänster för bidrag, förmåner och redovisning”, säger Benjamin Vincent.
Groupe Victor Hugo nådde dock mycket snabbt en siffra på nära 300 000 dokument som lagras i EDM-systemet, dvs. över 500 GB. Dokumentsökning och dokumentinläsning gick långsammare. En lösningsuppgradering behövdes. Interoperabilitet med affärsverktyg och efterlevnad av standarder för elektronisk arkivering med tillförande värde krävdes också för att de skulle hålla takten.
”Open BeeTM drabbades av sin egen framgång. Fler användare och större mängder data. Den här första lösningen var perfekt eftersom den lärde oss om EDM-system, men vi var verkligen tvungna att gå vidare till nästa nivå”, betonar Benjamin Vincent.
Groupe Victor Hugo startade sedan ett nytt anrop för anbud att identifiera och implementera en lösning som skulle vara bättre utrustad för att hantera företagets planerade utveckling och den exponentiella tillväxten av den mängd information som hanteras. Konica Minolta mobiliserade för att utveckla den mest lämpliga lösningen för att möta de tre kraven i specifikationerna: stora datavolymer, interoperabilitet och efterlevnad.
Det första steget bestod i att genomföra en ingående granskning av alla rutiner och behov som är länkade på ett allmänt sätt till företagets samarbetsmetoder. Den här ”OPS & ECM Consult”-granskningen visade tydligt att det var en önskan om delning som sträcker sig långt bortom teknisk dokumentation.
Benjamin Vincent förklarar: ”Vårt företag har vuxit i storlek men har även spridits ut geografiskt. Nu har vi en stor del av vår verksamhet utanför östra Frankrike. Vi måste få större utbyte så att vi kan utvecklas tillsammans och bibehålla vår konkurrenskraft vad gäller flexibilitet och lyhördhet.”
Konica Minolta vann kontraktet med ett erbjudande baserat på Microsoft SharePoint. Plattformen är kompatibel med de affärslösningar som Groupe Victor Hugo lutar sig mot (särskilt CRM Microsoft Dynamics-lösningen och Office 365-paketet) och uppfyller specifikationerna för processorkraft och efterlevnad av standarder för elektronisk arkivering som ger mervärde. ”Det vi även lockades av var lösningens förmåga att stödja användning av intranät med avancerade funktioner för innehållshantering och forumhantering samt möjligheten att skapa formulär”, säger Benjamin Vincent.
Konica Minolta behövde en global supportmetod för att identifiera den lämpligaste lösningen. Den här metoden började med en målinriktad granskning och fortsatte sedan med integreringen av Microsoft SharePoint, däribland att konfigurera en eCopy® ShareScan®-anslutning (verktyg för att samla in smarta data som är perfekt integrerade i Konica Minoltas utskriftssystem), stöd för datamigrering och tillhandahållande av utbildningskurser för att användarna ska komma igång.