Det var ett påpekande i förbifarten som ledde till implementeringen av ett dokumenthanteringssystem (ECM) på Bodenmechanisches Labor Gumm. Företaget har nu ett revisionssäkert, digitalt arkiv, och automatisering av olika affärsprocesser säkerställs. Denna specialiserade leverantör av tekniska tjänster kan nu snabba upp de interna procedurerna och öka transparensen, vilket ökar företagets lönsamhet.
”Tänk vad skönt om vi inte längre behövde arkivera varje skannad sida för hand, utan kunde arkivera dokument automatiskt, t.ex. genom streckkodsigenkänning!” Meike Wohlfart, assistent till ledningen för Bodenmechanisches Labor Gumm, betraktade sin idé som en önskedröm när hon i förbifarten nämnde den för Konica Minolta, som installerade ett nytt flerfunktionssystem för kombinerad utskrift, skanning, kopiering och faxning på företagets huvudkontor i Laufersweiler nära Frankfurt/Main.Gumm-ledningsteamet trodde först inte sina öron när Konica Minolta-representanten påpekade att det skulle vara enkelt att ordna. De bokade genast in en uppföljande konsultation för att höra ett detaljerat förslag. Konica Minolta föreslog att ett dokumenthanteringssystem (ECM) skulle installeras som bas för ett digitalt arkiv och automatiserade affärsprocesser.”Vi blev direkt entusiastiska och positivt inställda till projektet”, säger Werner Volker Gumm, vd. ”Vårt enda krav var att processerna, arkiveringsstrukturen och systemet för projektnummer skulle förbli oförändrade.” De befintliga arbetsflödena har trots allt prövats, testats och godkänts under årens lopp, och certifierats enligt kvalitetsstandarden EN ISO 9001.
Bodenmechanisches Labor Gumm finns på fem platser och sysselsätter 50 personer. Företaget är aktivt inom områdena förorenade platser, byggarbetsplatser, vägbyggen, utgrävningar, soptippar, ingenjörsgeologi och -hydrogeologi samt vibrationsmätning. Över hela Tyskland sammanställer denna specialiserade tjänsteleverantör värderingar och utför specifika mätningar och analyser.”Tidigare digitaliserade vi hela dokumentationen för varje projekt och arkiverade allt på filservern så att de anställda på alla filialer skulle ha säker åtkomst till den”, säger Werner Volker Gumm. Bland annat fick de anställda fylla i platsprotokoll för hand på plats. Tillbaka på kontoret var de tvungna att skanna protokollen och spara dem i de relevanta filerna.
Sedan Konica Minolta upprättade ett dokumenthanteringssystem (ECM) på Bodenmechanisches Labor Gumm tilldelar projektsamordnarna platsprotokollen till projekten och anger relevanta uppgifter, såsom projektnummer och kunduppgifter, i förväg. För varje protokoll skapar ECM en streckkod som finns i det protokollformulär som den anställde fyller i på plats.
Tillbaka på kontoret skannas protokollet. Tack vare streckkoden sparas det sedan automatiskt i rätt projektfil i ECM. Meike Wohlfart är nöjd: ”Den nya processen sparar tid eftersom protokollhuvudet inte längre behöver fyllas i för hand och tack vare att arkiveringsprocessen har automatiserats helt. Det betyder också att protokoll inte längre oavsiktligt sparas i fel fil.”
En annan viktig fördel är att de anställda tycker att det är mycket enklare att söka efter specifik information, säger Werner Volker Gumm: ”Om någon vill söka efter ett expertutlåtande om en radonmätning räcker det med att ange ”radon”, han eller hon behöver inte kolla igenom alla projekt.Företagets ägare är särskilt nöjd med att ECM även bidrar till att förbättra transparensen i hela företaget: ”Utöver effektivare utvärderingar räknar vi med fördelar när det gäller utvärderingar och analyser. Till exempel bör det bli lättare att hämta detaljerad information om antalet analyser som utförs och deras lönsamhet.” Vidare lade revisorerna märke till en entreprenörsfördel när de nyligen utvärderade ECM-modulen under omcertifieringen enligt ISO 9001. Utöver de nya utvärderingsmöjligheterna underströk de den granskningsförmåga som krävs enligt lag, och som den nya ECM-modulen på ett tillförlitligt sätt garanterar.
Nästan ett år efter ECM-implementeringen är vd Werner Volker Gumm helt nöjd: ”Allt vi ville ha uppnått hittills har vi uppnått!” Orsaken till framgången enligt Gumm är det utmärkta samarbetet med Konica Minolta och det faktum att de som ansvarar för projektet svarade på frågor och löste utmaningar snabbt. Nu tittar ledningen redan på nya ECM-program som är inriktade på djupgående utveckling av mer omfattande arbetsflöden och integrering av tidsinspelningsprogram för projektkontroll.
Automatisk arkivering av skannade affärsdokument
ECM, bl.a. automatisk generering av streckkoder
Tidsbesparingar och omfattande möjligheter till förbättring och utökning
Enligt vår status quo har vi uppnått alla mål
Werner Volker Gumm
vd, Bodenmechanisches Labor Gumm