På bara drygt 13 år har denna utbildningsinstitution, som grundades 2001 som lilla men lovande Budapest College of Communication, vuxit till att bli det största privata universitetet i Ungern. Universitet har drygt 8 000 studenter, 340 föreläsare och åtta avdelningar. En sådan dynamisk institution måste naturligtvis hänga med när det gäller den utbildning som erbjuds och de tjänster som tillhandahålls utöver själva läroplanen. Därför beslutade sig BKF för att modernisera den tämligen slumpartade installationen av utskriftsenheter från olika leverantörer. Målet var en effektivisering och övergång till integrerade och fullfjädrade utskriftslokaler.
Modernt, dynamiskt, snabbväxande
När BKF University of Applied Sciences grundades 2001 hade det tre avdelningar (kommunikation, affärskommunikation och marknadskommunikation). I dag är det en mycket viktig aktör inom högre utbildning i Ungern. Med ett ständigt växande antal studenter, utbildningslokaler och universitetsområden, och ett brett programutbud, är BKF det största privata universitetet i Ungern. Det har campus i två städer, Budapest och Hódmezővásárhely, och 8 000 studenter.BKF erbjuder ett avancerat utbildningsprogram på två yrkesskolor, olika yrkesutbildningar på avancerad nivå, masterutbildningar och forskarutbildningar på specialistnivå som bygger på kandidatprogram inom kommunikation, business, turism och konst.
En slumpmässig samling enheter
Som många andra snabbväxande organisationer utökade BKF skrivarparken vid och efter behov. Så småningom innehöll den slumpmässiga samlingen utskriftsenheter runt 90 bordsskrivare, främst laserenheter men även några bläckstråleskrivare, 24 flerfunktionella kopiatorer/skrivare, några faxar och skannrar och till och med en analog kopiator. Inte oväntat kom enheterna från olika leverantörer.En sådan ostrukturerad konfiguration orsakade stora problem, enbart lagerhållningen av de många förbrukningsartiklarna till de olika märkena skapade stora bekymmer. De arbetstimmar och efterföljande kostnader som krävdes av IT-avdelningen var enorma. Trots den i många fall bristande utskriftskvaliteten var utskriftskostnaderna omfattande, till stor del på grund av många onödiga utskrifter. Det var sammantaget en mycket kostsam och ineffektiv situation som snabbt behövde förändras.
Smidiga utskrifter i en centralt hanterad MFP-park
BKF tog hjälp av Konica Minolta för att centralisera de flesta utskriftsaktiviteterna. Det första steget var en omfattande analys av universitetets utskriftslokaler. Konica Minolta-proffsen kontrollerade alla utskriftsenheter och utvärderade kvaliteten, kostnaden per utskrift och placeringen i byggnaderna. Det slutliga optimeringskonceptet innebar besparingar på ca 40 procent i utskriftskostnader. Detta uppnåddes genom att nästan alla bordsskrivare togs bort och ett omfattande dokumentredovisningssystem (YSoft) upprättades som integrerar alla flerfunktionella utskriftssystem, även befintliga enheter från konkurrenter.Den omfattande lösningen omfattade installation av olika produktiva och högeffektiva flerfunktionsenheter från Konica Minolta och 21 svartvita enheter och färgenheter såsom bizhub 222, 282, 362 och C280.
Total tillfredsställelse
Uppdragsgivarna på det privata universitetet blev mycket imponerade av sin utvalda affärspartner:”Konica Minolta arbetade hårt under hela utvärderingsfasen för att underlätta en snabb och fullständig installation av den nya lösningen. De tittade på vår institution som en helhet och erbjöd en omfattande helhetslösning med den mest lämpliga maskin- och programvaran.”Andra särskilt positiva faktorer för BKF och användarna är det intuitiva och enhetliga användargränssnittet i bizhub-systemen, den utmärkta utskriftskvaliteten, den enkla IT-administrationen som avsevärt avlastar universitetets IT-avdelning och det faktum att Konica Minoltas tekniska service är tillgänglig dygnet runt!