AFI ESCA, en specialist på besparingar och försäkringar i mer än 90 år, är en pionjär i branschen med nästan ett sekels erfarenhet. AFI ESCA, som tillhör Burrus-koncernen, är ett försäkringsbolag för den privata sektorn med en portfölj som är inriktad på tre produktgrupper: låneförsäkring, livförsäkring och begravningsförsäkring. Det är ett dynamiskt nationellt företag som är verksamt i Europa, omsätter 173 miljoner euro och har 280 anställda på huvudkontoret i Strasbourg, företagskontoret i Lille och lokala filialer i alla regioner. År 2011 hade dokumentvolymen på Lille-kontoret (med nästan hundra anställda) nått enorma, tidskrävande proportioner: försäkringstagarposter och försäkringsanspråk kunde vara dussintals sidor långa. AFI ESCA inriktar sig därför på att snabba upp och säkra informationsöverföringen mellan avdelningar. Koncernledningen beslutade därför att använda sig av en elektronisk dokumenthanteringslösning för att automatisera arbetsflödena och digitalisera sina omfattande arkiv.
AFI ESCA valde Numerial, som rekommenderade en integrering av innehållshanteringssystemet OnBase. Inberäknat inkommande filer och hanteringen av arkivposter har teamet nu omedelbar åtkomst till strax över fyra miljoner digitaliserade sidor.
Distributionen av projektet var en framgång tack vare en kompletterande förändringsprocess med presentation av DMS-koncept, iterativ validering av specifikationer, organisering av utbildning och workshops, support efter produktion osv.
Tack vare OnBase har mer än fyra miljoner sidor, eller 150 000 filer, digitaliserats, dussintals avdelningar har mobiliserats och en 40-procentig ökning av produktiviteten rapporterades efter den första produktionsveckan. Efter framgången med det första projektet har AFI ESCA, tillsammans med Numerial och OnBase, infört ett utgiftsinitieringssystem med arbetsflödesvalidering för att poola hanteringen av beställningar som behandlas av teamen på företaget.