VBH Group inriktar sig på bygghårdvara av alla slag: I över 35 år har marknadsledaren inom branschen för bygghårdvara försett industriföretag och yrkesutövare med allt de behöver för att tillverka och installera fönster och dörrar. Företagets verksamhet omfattar nu över 2 500 anställda i över 30 länder och fler än 100 dotterbolag.
Det innebär att den globala IT-organisationen är nyckeln till deras framgång. Hittills hade VBH drivit sitt datacenter oberoende av de länder där företaget finns representerat. Men VBH Groups växande omsättning och expansion pressade personalen och IT-infrastrukturresurserna till deras yttersta gräns.
Ny IT-kapacitet som syftar till att ge flexibel och tillförlitlig support för såväl befintliga som framtida verksamheter. Målet var att förverkliga IT-konceptet med så lite kostnader som möjligt och med hänsyn till VBH:s motto "Everything simple".
Våra beräkningar visar att de IT-infrastrukturtjänster som tillhandahålls av Konica Minolta IT Solutions är ungefär 25 procent billigare än intern drift.
Oliver Maisch
chef för IT International, VBH Holding AG
För att sänka fasta kostnader och skapa en IT-infrastruktur med flexibiliteten att hantera framtida tillväxt valde de ansvariga hos VBH molntjänster från Fujitsu istället för att fysiskt utöka sitt serverkluster. Det viktigaste argumentet var en intern lönsamhetsberäkning som visade att molntjänsten var betydligt billigare än intern drift. Det faktum att VBH vill tillhandahålla enhetliga IT-tjänster över hela världen var ett annat, viktigt kriterium för skalbar infrastruktur i molnet.
Alla projekt av den här typen har utmaningar som måste övervinnas. Men det viktiga är ändå att de som ansvarar för Konica Minolta IT-lösningar reagerar snabbt och hittar en bra lösning. Och vi har sett mycket positiva resultat i det här avseendet
VBH får nu server-, lagrings- och säkerhetstjänster från molnet. Konica Minolta IT Solutions Group valde att arbeta tillsammans med Fujitsu i anbudsprocessen tack vare deras sammanhängande koncept, där VBH:s IT-team får expertis inom ERP-tillämpningar som är avgörande för deras verksamhet. Som central kontaktpunkt för VBH ansvarar Konica Minolta IT Solutions för att underhålla systemen för Dynamics NAV (Navision), Exchange, webbutiker osv. samt tillhandahålla support på andra och tredje nivån. Totalt arbetar omkring 1 000 av VBH:sanställda på platser runt om i världen med den nya molnbaserade infrastrukturen som omfattar cirka 90 servrar. I linje med regeln för "betalning i takt med tillväxt" måste man i framtiden endast betala för den IT-kapacitet som krävs för faktisk tillväxt.
Den fullständiga virtualiseringen av servrar och system spelade en viktig roll i främjandet av migreringen till molnet. I mitten av april 2011 speglades alla data inledningsvis på NetApp-lagringen i molnet och lagrades på redundant basis i Fujitsus nya datacenter. Den här metoden innebar att ingen maskinvara behövde flyttas och de ansvariga kunde noggrant kontrollera allt innan de tryckte på knappen och stängde ner den gamla infrastrukturen permanent.
Hela migreringsprocessen på två och en halv månad hade ingen inverkan på användarna i det dagliga arbetet eftersom övergången gjordes i flera steg, ett system i taget och en plats i taget, där varje process bara tog en halvtimme. Endast ett litet antal infrastrukturparametrar behövde justeras, till exempel brandväggsinställningar, ändringar av IP-adress eller upprättande av VPN-anslutningar. Tidigare hade servrarna även direkt åtkomst till internet, medan molnlösningen dirigerar åtkomst via säkra proxyservrar.
"Alla projekt av den här typen har utmaningar som måste övervinnas", förklarar Oliver Maisch, chef på IT International. "Men det viktiga är ändå att de som ansvarar för Konica Minolta IT Solutions reagerar snabbt och hittar en bra lösning. Och vi har sett mycket positiva resultat i det här avseendet."
VBH tänkte även igenom webb- och e-postsäkerhet under projektets gång. Där VBH tidigare använde ett internt program för skydd mot skräppost och virus, använder de nu en molnsäkerhetstjänst.
Skydd mot skräppost, antiviruskontroller och uppdateringar sköts nu helt av säkerhetsleverantören. VBH ådrar sig varken extra licenskostnader eller administrationsutgifter – eftersom säkerhet är en lika stor del av den kompletta lösningen som lagring och säkerhetskopiering.
Tack vare de individuella paketen med hanterade tjänster som tillhandahålls av Konica Minolta IT Solutions kan VBH fokusera helt på sin kärnkompetens. Konica Minolta IT Solutions tar ansvar för kontinuerlig övervakning av systemen och tack vare sina jourtjänster introducerar de lämpliga åtgärder för att avhjälpa fel och problem även utanför ordinarie arbetstid. Den modulära strukturen gör attkunderna kan bestämma i vilken utsträckning olika system ska övervakas. I det här sammanhanget förenklar den utmärkta servicekvaliteten och enhetliga, standardiserade processer rutinuppgifterna avsevärt för VBH.
Vårt mål var att frigöra resurser och sänka de fasta kostnaderna för infrastrukturen. Det är något vi har lyckats med, tack vare servicepaketen för IT-infrastrukturen och paketen med hanterade tjänster från Konica Minolta IT Solutions.
Hittills arbetar ungefär 1 000 anställda med molntjänster på VBH Groups lokaler runt om i världen. De sista nationella dotterbolagen migreras just nu. Det kommer att fördubbla antalet användare till omkring 2 000. Den regelbundna utbildning som IT-personalen skulle ha behövt för att skapa de nya systemen och koppla dem till den befintliga infrastrukturen skulle ha fått tidskostnaderna att öka bortom alla proportioner. Tack vare molnet blev det ändå möjligt att utöka IT-tjänsterna på de här platserna utan stora kostnader. "Dessutom", menar Oliver Maisch, "är maskinvaruadministration inte vår kärnkompetens – det är driftsprocesserna bakom den."
Efter mer än två års livedrift är Oliver Maisch mycket nöjd med företagets förtroendefulla samarbete med tjänsteleverantörerna: "För att lyckas implementera ett IaaS-projekt av den här storleken måste samarbetspartners och kemin mellan de ansvariga personerna vara helt rätt. Dessutom visar vår erfarenhet att ju bättre förplanering, desto enklare blir implementeringen av sådana planer senare." Maisch rekommenderar också en stegvis metod: "Det är bättre att migrera system eller företag i följd och utföra noggranna tester i stället för att göra allt på en gång."