"Pappersfri" strategi och förbättrad servicekvalitet

Billånespecialisten Toyota France Financement grundades 1997 för att hjälpa och stötta kunder som köper Toyota-fordon. I linje med sin image odlar Toyota sina värderingar inom alla företagsområden: kvalitet, konkurrenskraft och innovativa tjänster. Därför behöver både återförsäljarna och Toyota Financement en stor mängd dokument. År 2006 hade ett stort antal pappersdokument som hörde till 40 000 kontrakt samlats på hög på huvudkontoret för Toyota France Financement, vilket ledde till utrymmesproblem, felklassificering eller till och med förlust av kontrakt. Toyota valde därför innehållshanteringssystemet OnBase, som gjorde att de kunde införa sin strategi för "pappersfrihet" genom att digitalisera kundernas originalkontrakt.

Lösningen rullades ut gradvis 

Lösningen rullades ut gradvis hos Toyota Financement France. Det första steget påverkade processen från godkännande av ansökning till betalning. Programvaran utvecklades sedan för att integrera låneansökningar i systemet, följt av faxdokument som tagits emot av återförsäljarna. Driftsättningen slutfördes 2011 genom att digitaliseringen av kontrakt och korrespondens utfördes och sedan integrerades kundförfrågningar i samma IT-system. Ett CRM-verktyg som konfigureras i OnBase samlar ihop förfrågningarna över kanalerna, säkerställer transparent bearbetning och förbättrar tiden det tar att svara kunder. 

Kundfördelar 

Tack vare OnBase-lösningen hanteras idag cirka 80 000 poster och 30 000 till 40 000 nya låneansökningar varje år, med en svarstid på under fyra timmar. 

Toyota France Financement utökar nu systemets kapacitet till att omfatta två nya projekt: 

• Det första projektet använder Numerials expertis inom automatisk dokumentavläsning: hädanefter kommer en lösning som utvecklats av Numerial att skanna information från inkommande fax.Kontroller utförs automatiskt (belopp, sidors fullständighet, validering av signaturers förekomst, osv.), vilket underlättar Toyota-gruppernas hantering av dessa dokument. 
• I det andra projektet, där Numerial ansvarar för backoffice-delen, skapas en webbplats där man kan erbjuda en högkvalitativ kundservice. 

Från och med nu kommer Toyota France Financements kundtjänst att vara tillgänglig dygnet runt och ge tillgång till dokument.