Tidsbesparande och kompatibel med revisionsstandarder: digital dokumenthantering

Stadtreinigung Leipzig logo

Tidsbesparande och kompatibel med revisionsstandarder: digital dokumenthantering

Tidsbesparande och kompatibel med revisionsstandarder: digital dokumenthantering

Stadtreinigung Leipzig (kommunfullmäktige i Leipzigs renhållningsavdelning) brukade vara överhopade av information och pappersarbete. Men tack vare Konica Minolta använder de nu ett dokumenthanteringssystem (DMS) som administrerar alla inkommande platsspecifika brev, fax och e-postmeddelanden, och arkiverar dem digitalt. Det här optimerar inte bara arbetsflöden, utan avlastar även personalen och förbättrar kundservicen.


Kundvänlighet och arbetsförhållanden

Stadtreinigung Leipzig är ett oberoende kommunalt avfallshanteringsföretag som drivs av Leipzigs kommunfullmäktige och är certifierat av TÜV (tyska tekniska övervakningsorganisationen). De har omkring 800 anställda och sysslar huvudsakligen med avfallshantering, städning av gator, plogning och sandning av vägar på vintern, restaurering av tidigare soptippar och underhåll av stadens grönområden. För att hantera allt detta krävs en mycket effektiv organisation eftersom antalet "kunder" är betydande: i Leipzig bor över 530 000 personer i ett område som är cirka 300 kvadratkilometer stort.

Utförandet av ovan nämnda uppgifter gjorde det nödvändigt att utöka det befintliga arkivet. För närvarande uppskattas Stadtreinigung Leipzig ha omkring 70 000 filer. Arbetet med att uppdatera pappersarkiven och snabbt göra dem tillgängliga ökade med antalet filer, vilket innebar att personalen måste bära med sig de dokument de behövde fram och tillbaka hela tiden. Det tog även längre och längre tid att söka igenom det ökande antalet filer, vilket gjorde processen "kundovänlig" eftersom dokument måste begäras innan en kunds specifika problem kunde hanteras.


Betydligt effektivare tack vare dokumenthantering 

Stadtreinigung Leipzig samarbetade med Konica Minolta för att skapa en detaljerad lista över krav för att ge ökad kundvänlighet och förbättrade arbetsvillkor. Det var viktigt att integrera den föreslagna programvaran i MS Office-programmen så effektivt som möjligt och att kunna kopiera den befintliga dokumentstrukturen i digital form. Efter en noggrann testfas valde Stadtreinigung Leipzig en Konica Minolta DMS som enkelt uppfyllde alla krav och var en succé bland användarna. 


Digital posthantering med ett arbetsflöde 

Nu skannas de nödvändiga filerna in och görs tillgängliga i digitalt format. Nya dokument skannas också in om det inte redan finns någon digital kopia av dem. Alla dokument indexeras sedan. Gränssnittet till Microsoft Dynamics NAV gör det möjligt att skriva in stora mängder relevanta data (t.ex. dokumentnumret) som nyckelord vid lagring, vilket ger en tydlig organisation, gör det lätt att söka och hitta information, och gör det möjligt att komma åt dokument extremt snabbt. 

DMS-lösningen från Konica Minolta använder till och med ett arbetsflöde för att organisera hur post hanteras. Programmet arkiverar automatiskt alla inkommande platsspecifika brev, fax och e-postmeddelanden när de har hanterats. Avgifter som tas ut kan också sparas automatiskt och skickas om som en kopia vid behov. 


Elke Franz
quotation marks

Konica Minolta-lösningen är fantastisk – allt arkiveras på samma sätt och min personal behöver inte kopiera så mycket längre

Elke Franz

verksamhetschef, Stadtreinigung Leipzig

Mindre belastning på personalen 

Nu kan personalen enkelt arkivera alla Office-dokument direkt från programmet (Word, Excel, osv.) och använda Utforskaren i Windows för att spara digitala foton och andra filer i dokumenthanteringslösningens arkiv. Alla dokumentversioner sparas på ett sätt som uppfyller revisionsstandarder och lagar. Dokumenthanteringssystemet har hittills administrerat över 780 000 dokument. Systemets införande har också förbättrat interna arbetsflöden: "Därför ger de 95 anställda som arbetar med programmet ett mycket högt betyg. Nu kan kollegor till exempel arbeta med samma fil samtidigt, vilket är särskilt viktigt för team på olika avdelningar", förklarar Elke Franz, verksamhetschef på Stadtreinigung Leipzig. 


Optimerade administrativa arbetsflöden 

Dokumenthanteringslösningen från Konica Minolta har gjort det möjligt för Stadtreinigung Leipzig att optimera sina administrativa uppgifter och dämpa floden av pappersarbete. Alla dokument kan nu hittas betydligt snabbare och går att komma åt omedelbart vid behov, vilket har gjort arbetet mindre stressigt och förbättrat kundservicen. Stadtreinigung Leipzig har hittills skannat 85 % av sina 70 000 filer och kommer att fortsätta digitalisera sina arkiv under de kommande åren tills allt finns i digitalt format. 

DMS har varit en sån framgång att den för närvarande håller på att utökas – 2012 skapades till exempel en digital fordonsfil för varje fordon. DMS-lösningen från Konica Minolta kommer snart också att användas vid mottagande av faktura och i olika projekt som utförs av specialistavdelningarna.

FÖRDELAR

FÖRDELAR
  • Åtkomst till dokument går snabbt och tar mindre tid
  • Sömlös integrering i Microsoft Office-miljön

UTMANING

UTMANING
  • Arkivera dokument digitalt och i enlighet med revisionsstandarder
  • Snabb och tidsbesparande dokumenthantering

LÖSNING

LÖSNING
  • DMS-lösning med direkt integrering av Microsoft Dynamics NAV
  • Digital postsortering med hjälp av ett arbetsflöde

Relaterade Kundhistorier

Relaterade Kundhistorier