Förenkling genom automatiserad bearbetning
Page Personal är ett franskt dotterbolag till PageGroup som är en erkänd ledare inom bemanningsbranschen i många länder, tack vare sina fyra varumärken: Page Executive, Michael Page Interim Management och Page Personnel. Page Personnel letar upp och rekryterar chefer, teknisk personal och yrkesproffs för tillfälliga poster inom olika verksamhetsområden.
Omkring 12 000 tillfälligt anställda väljs ut varje år för att tillgodose behoven hos företagets 4 000 kunder. Den här personalen, som anställs och får lön av Page Personnel, har fördelen av en administrativ organisation som bemannas av ett särskilt team för backoffice-administration. Kontrakt, lönebesked, friskhetsintyg och jobbspårning ingår i de dokument som varje tillfällig anställd har i företagets bokföring.
För att inte tala om deras tidrapport, som är det oumbärliga underlaget för utbetalning av de tillfälligt anställdas tjänster. Cirka 3 000 tidrapporter skickas varje månad till Page Personnel, men informationen som skickas via vanlig post eller e-post måste ändå matas in på nytt i systemet. Proceduren är besvärlig, tidskrävande och ibland en källa till fel, för att inte tala om felklassificering eller förlorade dokument och den heterogena typen av inkommande dataformat. Page Personnel ville automatisera och förbättra effektiviteten i bearbetningen av tidrapporter för sina tillfälligt anställda.
OnBase-systemet för innehållshantering valdes ut av företagets ekonomiavdelning, efter en marknadsundersökning och ett traditionellt anbudsförfarande.
Införandet av OnBase-lösningen har löst problemen med Page Personnel-hanteringen. Förbättringen av effektivitet och felhantering mättes under alla steg i processen. Den tid det tog att samla in data har minskats och valideringsprocessen har förenklats avsevärt. Även sökning efter poster och dokument har förbättrats enormt. Med hjälp av OnBase kunde företaget automatisera bearbetningen av 120 000 tidrapporter per år, vilket motsvarar 80 % av alla tidrapporter som skickas in av företagets tillfälliga personal. Det här är det första steget mot global virtualisering av dokumentarbetsflödet hos Page Personnel.
OnBase utgör en viktig hörnsten för att Page Personnel verkligen ska upprätta elektronisk dokumenthantering i företaget. Företaget siktar nu på nästa nivå genom att modernisera sina verktyg och automatisera sina HR-aktiviteter. Därefter samlas tidrapporter och fakturering i ett delat arbetsflöde för att ge kunderna en bättre överblick av de tjänster som tillhandahålls. Page Personnel tänker också flankera OnBase med en säker arkiveringspolicy så att de inte längre behöver förlita sig på tredjepartsarkivering för alla sina dokument. Mer allmänt siktar bemanningsexperten på att genomföra sin digitala omvandling med hjälp av ett centralt flexibelt verktyg som är kopplat till deras ERP-jobb.