Konica Minolta optimerade visualiseringen av affärsprocesser för Mezger Rent & Service med hjälp av ERP-plattformen Microsoft Dynamics NAV. Trots att logistikspecialisten har samma antal anställda som tidigare kan de nu ta hand om en större maskinpark och leverera större tillväxt.
Huvudverksamheten hos Mezger Rent & Service i Mockmühl handlar om flexibla erbjudanden inom lastbilsuthyrning. Denna leverantör av kommersiella fordon hyr ut fordon med olika utrustningsnivåer under en viss tid från en enda dag upp till flera år, samtidigt som de stödjer sina kunder över hela Europa som helserviceleverantör. Sedan 2003 har Navision-programvaran för planering av företagsresurser stött företagets affärsprocesser, som efter mer än tio års användning inte längre var i linje med de aktuella kraven.
”Företaget hade haft en betydande tillväxt. Detta hade även lett till förändringar i processer och krav, särskilt vad gäller hyrbearbetning”, rapporterar Benno Krause, ledningsassistent och ERP-projektchef på Mezger Rent & Service. Dessutom äventyrade det grundläggande operativsystemet samt gammal maskinvara och programvara stabiliteten, och det övergripande systemet kunde endast underhållas och uppgraderas i mycket begränsad omfattning.
”De processer som användes berodde mycket på de anställda och deras kunskap, eftersom den gamla lösningen till exempel inte kunde visa pristabeller, rabattsystem eller särskilda villkor”, förklarar Krause. Ett av de primära målen med ERP-projektet var därför att integrera den här kunskapen i systemet och visualisera alla aspekter av fordonsuthyrningsbearbetning.
Dessutom skulle fordonsplanering utföras via ERP-lösningen och inte med det tidigare verktyget Microsoft Excel. Det var även viktigt att optimera interna företagsgränssnitt. Till exempel skulle verkstaden, som är inbäddad i ett oberoende företag, anslutas på ett effektivare sätt. ”Fram till nu var vi tvungna att underhålla gemensamma kunder, fordon och scheman separat för var och en av de två företagen eftersom det inte fanns någon datasynkronisering”, förklarar Krause, som hade listat alla processer och krav i ett kravdokument på nästan 80 sidor.
För ledningen var det tydligt från början att de skulle hålla sig till Navision eller snarare dess efterföljare, Microsoft Dynamics NAV. Men det var nödvändigt att hitta rätt partner för projektimplementering som kunde erbjuda nödvändig erfarenhet och expertis inom service- och uthyrningssektorn. Krause undersökte två potentiella leverantörer intensivt.
För projektledaren var de viktigaste argumenten för Konica Minolta de lokala kontakterna: ”Vi fick verkligen känslan av att lösningen kan implementeras effektivt. Vi lärde till exempel känna projektledaren under det allra första mötet tillsammans med vår säljkontakt. Utan att ändra sammansättningen fick vi förstklassig support från ett team under hela projektets varaktighet. När det gäller andra potentiella leverantörer hade jag å andra sidan redan talat med fyra olika kontakter bara inom kontaktperioden.”
Efter en projektperiod på cirka ett år, då de ansvariga både implementerade och testade kraven, skedde verkställandet i maj 2016. Systemet driftsattes för alla anställda och avdelningar i ett enda steg utan några problem, trots att det introducerades i början av månaden då huvudredovisningen äger rum, en mycket kritisk tidpunkt för företaget. Eldprovet var en stark framgång, vilket Krause anger: ”Vi hade inga driftstopp eller allmänna problem alls. En hel vecka hade lagts åt sidan för verkställandet – men vi var igång 100 % efter bara två dagar utan att behöva ytterligare support. Allt fungerade perfekt.”
Lösningen resulterade i många fördelar för Mezger Rent & Service, som också stöds av många förbättringar av detaljer. Att göra utkast till månadsfakturor och slutfakturor brukade vara en enorm ansträngning. Enbart hanteringen av avgiftsbetalningar tog ofta två dagar, ett steg som nu har minskats till högst fyra timmar med det nya systemet. Tidigare var de anställda även tvungna att beräkna och registrera saldon för milersättning och drivmedelsnivåer manuellt. I dag görs allt detta automatiskt. Systemet stödjer nu de anställda som kan arbeta på ett processorienterat sätt och inte behöver någon extra information. ”Det gör oss inte bara snabbare, utan även mer flexibla, eftersom fler anställda kan hantera fakturering. Semester- och sjukdagar kan också kompenseras mycket enklare”, säger Krause.
Det finns även ytterligare fördelar med finansiell redovisning, som är delvis automatiserad och därmed undviker fel som kan uppstå vid manuell registrering. Mezger Rent & Service behöver inte längre komplex Microsoft Excel-support för schemaläggning eller verkstadsplanering. Tack vare drift med flera klienter och synkroniseringsfunktionen kan logistikspecialisten undvika dubbel datalagring hos två systerbolag. På det hela taget anser Krause det vara en stor fördel att företaget nu kan ta hand om både befintliga och nya kunder mer effektivt och hantera en större maskinpark med samma antal anställda. Det stimulerar ytterligare tillväxt i vad som ofta är en mycket starkt konkurrensutsatt marknad.
Med samma antal anställda kan vi nu erbjuda bättre service till både våra befintliga och nya kunder samt hantera fler fordon
Benno Krause
ledningsassistent, Mezger Rent & Service