Fakturor kan nu hittas med en knapptryckning

Eiffeltornet och riksdagsbyggnaden i Berlin är bara två av de många byggnader som Kieback&Peter GmbH & Co. KG, specialister inom automation i byggnader, har utrustat. Huvudkontoret för den internationella gruppen ligger i Berlin, där fakturahantering hanteras centralt i dag. Inkommande och utgående fakturor kontrolleras via ett ECM-system (Enterprise Content Management).

Undvika förluster av kassarabatt

Som grund för lösningen bestämde sig Kieback&Peter för att införa ett ECM-system som kan arbeta enligt de tyska principerna för digital arkivering (GoBD), som har gällt sedan 2015. ”Utifrån målet med att automatisera fakturahanteringen var ett av de viktigaste kraven för ECM-systemet att demonstrera en effektiv dokumentarbetsflödeskontroll”, betonar Seidel. Utöver detta behövde ECM-systemet medge anslutning till den befintliga programvaruinfrastrukturen, inklusive produktionsplanering och kontrollprogramvara, och samtidigt ge sökfunktioner och tillräcklig flexibilitet för ytterligare projekt.

Innan den ECM-baserade fakturalösningen användes personal från Kieback&Peter för att skicka fakturor som de hade godkänt till den centrala redovisningsavdelningen i Berlin för vidare bearbetning. De anställda finns utspridda över huvudkontoret, två fabriker och 31 filialer. ”Vi ville implementera automatiserad fakturainhämtning som ett sätt att förhindra att fakturor lämnas orörda under för lång tid, vilket ledde till kassarabattsförluster”, rapporterar Dirk Seidel, projektchef på Kieback&Peter. Ytterligare mål som skulle uppnås i enlighet med reglerna för undertecknare var en minskning av fakturahanteringstiden och upplösning av arkivet med pappersbaserade fakturor.

Fånga in pappersbaserade och e-postbaserade fakturor

Konica Minolta gav stöd åt Kiereback&Peter i både planering och implementering av projektet, vars primära fokus inledningsvis var att fånga in inkommande fakturor digitalt med automatiserad efterföljande bearbetning. För att digitalisera de fakturor som kom i pappersform skapade Kieback&Peter en arbetsplats för skanning i sitt centrala postrum.

Det faktum att den implementerade lösningen automatiskt upptäcker viktiga fakturadata såsom fakturanummer och fakturabelopp, extraherar dem och sedan kopplar dem till huvuddata var av avgörande betydelse här. Precis som med de skannade fakturorna måste detta även fungera för fakturor som tas emot via e-post. Fullständiga huvuddata som kommer från den anslutna redovisningsprogramvaran är en grundförutsättning för korrekt insamling av fakturadata. ”Den första utmaningen handlade främst om att få huvuddata till det tillstånd som krävs och att tydliggöra vikten av det här arbetet hos de anställda”, förklarar Seidel. ”Trots allt krävde lösningen ytterligare arbete både vid skanning och förberedelse av data.” 

Men när fördelarna med digitaliserade fakturor blev uppenbara glömdes snart eventuella inledande bekymmer med det extra arbetet. Tidigare var de anställda tvungna att fysiskt söka efter fakturor som redan hade angetts i fakturaarkivet, men i dag kan samma sökningar göras med en knapptryckning. Allt de behöver göra är att ange respektive fakturanummer på datorn. Därefter visas önskad faktura på skärmen. Fakturaarbetsflödet ser även till att vidare bearbetning av fakturorna utförs automatiskt. I enlighet med de ursprungliga reglerna för undertecknande får de anställda som är ansvariga för fakturan och deras chefer fakturorna elektroniskt för godkännande genom att klicka med musen, vilket innebär att betalning och bokning kan utföras automatiskt. 

Det var därför möjligt att uppnå alla mål – att upplösa pappersfakturaarkivet, förkorta tiden för fakturahantering och undvika både förluster av kassarabatt och fakturor som blir ”kvarglömda”. Bättre transparens och utvärderingsalternativ innebär ytterligare fördelar. Bland annat är det nu möjligt att analysera hur många inkommande fakturor som är aktiva, från vilka de har sitt ursprung samt deras totala belopp.

ECM-systemet ger stor potential för ytterligare projekt

Till skillnad från den ursprungliga planen att bara automatisera inkommande fakturor har den imponerande fördel som uppnåtts och det framgångsrika projektflödet snabbt motiverat Kieback&Peter att även implementera ett arbetsflöde för utgående fakturor tillsammans med Konica Minolta. Fakturor som anställda brukade skriva ut, vika, lägga in i kuvert och sedan lämna in själva för hämtning via posttjänsten skickas i dag till en leverantör av posthanteringstjänster via ECM-systemet. ”Eftersom vi inte längre behöver utföra allt arbete för hand kunde vi hantera samma arbetsbelastning med en färre medarbetare, som inte sades upp, utan i stället erbjöds en befattning i ett bättre kvalificerat område på inköpsavdelningen.” 

Nu har det ganska länge varit tydligt att investeringen i ECM-systemet och det extraarbete som är associerat med detta har mer än betalat för sig, eftersom det inte bara representerar grunden för faktureringsprojektet utan i stället öppnar dörren för ytterligare fördelaktiga projekt. Projekt som har planerats och redan är i implementeringsfasen inkluderar i vissa fall en elektronisk inköpsorderfil och visualisering av teknisk dokumentation i den digitala miljön.