Tekniköverföring mellan forskning och industri är kärnverksamheten inom forsknings- och utvecklingstjänsteleverantören GWT-TUD GmbH. För att göra det hanterar GWT projekt som körs i ett nätverk med cirka 500 forskare och 1 600 branschkunder i 30 länder. För att underlätta redovisning på alla kostnadsställen tog Konica Minolta det första steget mot att integrera ett ECM-system (Enterprise Content Management) på över 50 arbetsplatser.
Många enskilda projekt och konton är resultatet av projektkoordination, som GWT utför som länk mellan forskare och branschpartner. Därför är antalet inkommande fakturor mycket högt enligt GWT:s företagscontroller Steffen Groß: ”Vi får mellan 100 och 200 fakturor per dag i Dresden och på de två andra platserna i Berlin och Chemnitz. De måste tilldelas rätt projekt och konton samt hanteras effektivt.”
Innan den nya lösningen installerades fanns det emellertid en allvarlig brist på effektivitet. Även om konton tilldelades med hjälp av ERP-programvara (Enterprise Resource Planning) var de föregående fakturahanteringsstegen fortfarande pappersbaserade. Med särskilt fokus på att digitalisera mottagning och sändning av fakturor sökte GWT-ledningen efter, som Groß uttryckte det, ett ”toppmodernt system för bearbetning av dokument”. Utöver accelererad och tillförlitlig fakturahantering var ett annat mål med projektet att integrera externa kostnadsställechefer i dokumentbaserade projektprocesser via en webbportal.
Det var viktigt att det nya dokumenthanteringssystemet erbjöd ett lämpligt gränssnitt för den ERP-programvara som används, Microsoft Dynamics NAV. Dessutom kände GWT att det var viktigt att uppnå ett bra förhållande mellan pris och prestanda samt att hitta en pålitlig partner för projektet.
”För att komma igång skapade ansvarig IT-administratör och redovisningsavdelningen en kravspecifikation som primärt angav fil- och lagringsstrukturen liksom filtyper, och visade hur gränssnittet skulle installeras för Microsoft Dynamics NAV”, förklarar Groß, som ledde projektet. ”Tillsammans med specialisterna på Konica Minolta utvecklade vi ett arbetsflöde som förbättrade fakturahanteringen avsevärt.”
Efter implementeringen av den här processen ger anställda nu fakturor en streckkod och registrerar dem i ett multifunktionssystem genom att skanna dem digitalt. Därför finns det scanningsfaciliteter på avdelningskontoren i Chemnitz och Berlin. ”De registrerade fakturorna detekteras omedelbart i systemet på den centrala redovisningsavdelningen och kan redigeras utan att fakturorna behöver vara fysiskt närvarande”, förklarar Groß, som är mycket nöjd med den här tidsbesparingen.
När fakturor bearbetas visas en lista över projekt på en kontoallokeringsskärm som helt enkelt väljs. Kontofördelningen använder lämpliga förvalsalternativ för att avsevärt minska potentiella felkällor. Arbetsprocesserna för utgående fakturor har också blivit märkbart snabbare, eftersom fakturor nu skrivs ut med ERP-programvaran och lagras direkt i dokumenthanteringssystemet.
Efter ett projekt som varade i nästan nio månader, där en tremånaders beslutsprocess ingick, kan Steffen Groß nu rapportera om ett flertal fördelar som uppkommer genom digital fakturahantering: ”Totalt sett har kvaliteten på fakturahanteringen förbättrats, eftersom mindre information går förlorad och alternativ som konton och kostnadsobjekt nu visas. Kontrollanter och granskare kan enkelt utföra analyser som kan utökas ännu mer. Tack vare den tydliga, digitala lagringen vet vi även vilka fakturor som används, liksom många andra uppgifter.” Dessutom gör fritextsökningen det enkelt att hämta fakturor och ger utmärkta sökalternativ.
Enligt Groß har arbetsflödet för hantering av digitala fakturor redan resulterat i ”bättre kvalitet och snabbare hanteringscykler”. Han betraktar en utökning av lösningen i samarbete med Konica Minolta som mycket sannolik i framtiden. Det första steget är att låta de externa kostnadsställecheferna inte bara visa redovisningsposter, utan även läsa dokument som är relaterade till dessa redovisningsposter.
Att utforma effektivare hantering av inkommande och utgående fakturor
Ett skalbart Enterprise Content Management-system med direkt ERP-anslutning
Snabb och tydlig fakturahantering med analysfunktioner och betydande tidsbesparingar som resultat, standardiserad lagring i ett skrivskyddat arkiv
Tillsammans med Konica Minolta utvecklade vi ett arbetsflöde som förbättrade fakturahanteringen avsevärt
Steffen Groß
företagscontroller, GWT-TUD GmbH