Frezyderm s.a. // Dermokosmetikaprodukter ger en effektivare process för mer exakta uppskattningar

FREZYDERM är ett ledande grekiskt företag som utvecklar, tillverkar och säljer dermatologiska läkemedelsprodukter och medicinsk utrustning och äger en av de mest uppskattade FoU-avdelningarna och en ledande teknikfabrik.

Tidsförbrukande måluppskattningsprocess 

FREZYDERM samarbetar med många apotek över hela Grekland. Dessa apotek har avtal med FREZYDERM som förnyas varje år. För varje kund erbjuder företaget rabatter baserade på föregående års intäkter. Uppskattningen av rabatten beräknas manuellt genom att papperskopior kontrolleras och data anges i Excel-filer. Excel-filerna distribueras sedan till säljteamledare för att det nya årets mål ska fastställas. 

Den här processen är tidskrävande och leder till många inkonsekventa resultat genom det faktum att allt gjordes för hand. Nackdelen är att det var mycket svårt att samla in och administrera. Resultatet är att det med den befintliga processen är mycket svårt att hålla en översikt över målen och rabatterna varje år. 

Förenkla och automatisera måluppskattningsprocessen 

Den lösning som implementerades var ABBYY FlexiCapture 12, som ger extrahering av data med OCR-teknik. Den används helt i molnet (Azure).

• ABBYY FC användes för att extrahera data från avtalen 
  • Automatiserad skanningsprocess från MFP:er till virtuella molndatorer 
  • Verifiering baserat på DB-validering 
  • Automatisk optimering av dokument (sökbar PDF, upplösning, allmän optimering) 
  • Anpassad export och bearbetning med skriptade regler baserat på fältens status 

• SharePoint Online 
  • Anpassade webbplatser för varje säljteamledare och chef 
  • Komplicerade beräkningar och arbetsflöden för slutresultatet 
  • Skapande av en ny process för att gruppera avtalen

• CRM/ERP 
  • Samarbete mellan systemen för att uppnå validitet hos data 
  • Automatiserad procedur för att uppdatera CRM- och ERP-värden 
  • Meddelandeprocess för systemadministratör och CRM 

• Business Intelligence-rapportering 
  • Tillgänglighet av exporterade data till BI-systemtekniker 
  • Kommunikationsprocess för flera system som utformats för att enkelt skapa BI-instrumentpaneler från SharePoint Online

Efter implementeringen utfördes grundlig utbildning för de nyckelanvändare som ansvarar för att batchbearbetningen fungerade smidigt. 

Lösningen optimerades för att kommunicera med befintliga CRM- och BI-system. Tryckta kontrakt konverterades till digitalt med ABBYY Flexicapture 12, och data extraherades från skanningsavtalen med dokumentdefinitioner. 

Minimerad manuell inmatning 

Den nya processen resulterade i en mer kontrollerad, säkrare och mycket snabbare process som genererar mer exakta beräkningar. Efter implementeringen behövde nästan 95 % färre dokument valideras, vilket resulterade i betydande tidsbesparingar. En annan fördel är att kunder med den nya inriktningsmetoden kan uppskatta sina mål mycket snabbare än sina konkurrenter. Dessutom kontrolleras målvärdena för att se om de är giltiga via klienternas databas utan att behöva omvalideras. Allt det ovanstående resulterar i en minskning av arbetskostnaderna. Integrering med befintliga ERP- och CRM-system gav dessutom en hög grad av kundnöjdhet.