Från och med den viktigaste processen att ta emot fakturor har FORWARDIS i allt högre grad börjat anamma digitalisering i hanteringen av dokument och procedurer. Företaget, som specialiserar sig på logistik för transporter och järnvägar i Europa och Asien, och transporterar mer än tio miljoner ton varor varje år, har implementerat en ECM-lösning med Konica Minolta som ett resultat av detta tillvägagångssätt.
I FORWARDIS fakturahanteringssystem gick fakturor förut från skrivbord till skrivbord och skickades ibland även med post mellan företagets anläggningar i Berlin och Frankfurt. Därmed tog processen lång tid och var inte särskilt enkel att spåra. Som logistikspecialist ville FORWARDIS göra den här processen effektivare. Fokus låg på att påskynda processen och göra den mer transparent. ”Vi ville ha en lösning som skulle visa plats och status för varje faktura. Dessutom ville vi snabba upp processen i dess helhet och inte längre förlita oss på ett utbyte fram och tillbaka via post eller e-post”, kommenterar Dominik Kruszynski, IT-chef på FORWARDIS, när han beskrev den inledande situationen. En elektronisk faktureringsprocess med programvara för arbetsflöde som enkelt kan administreras av alla skulle lösa det här problemet. Samtidigt hade de som var ansvariga för att utveckla lösningar också arbetat med en ECM-lösning (Enterprise Content Management) redan från början, som kunde utvecklas på ett modulärt sätt och digitalisera ytterligare processer.
Ett viktigt kriterium för att ta hänsyn till urvalsprocessen var att kvalitetsstyrningsstandarderna efterföljdes, vilka kan vara mycket specifika inom exempelvis transportsektorn för farliga material. Detta innebar att bearbetningssystemet krävde hantering av CAPA-övervakningsformulär. För att förhindra fel registreras ett stort antal detaljer, och diskrepanser undersöks systematiskt.
Det innebär att korrigerande åtgärder kan införas och förebyggande åtgärder implementeras i god tid. Utöver CAPA-standarderna var det också viktigt för FORWARDIS att följa ytterligare juridiska bestämmelser, som härrör från bestämmelser som GoBD, HGB och AO. Dessutom kände IT-chefen att det var viktigt att lösningen kunde användas intuitivt, så att den snabbt accepteras av de anställda.
”En avgörande faktor för oss när vi valde en lösningspartner var att ha någon som kunde erbjuda allt från en enda källa och tillhandahålla en närvaro på plats på våra anläggningar”, betonar Kruszynski. Inte nog med att Konica Minolta uppfyllde dessa kriterier – de hade även visat sig vara en extremt pålitlig maskinvarupartner för multifunktionssystem (MFP). Dessutom kan den valda ECM-modulen och arbetsflödeslösningen integreras i de MFP-enheter som tillhandahålls av Konica Minolta så att användarna kan styra arbetsflödesprocesserna direkt från MFP-skärmen.
När teamet av experter från Konica Minolta hade planerat tvåfasprojektet tillsammans med FORWARDIS IT-chef och anställda från olika avdelningar implementerades lösningen snabbt. Planeringen och installationen av det kompletta ECM-systemet, som omfattade arbetsflödeskomponenter och olika alternativ som fulltextsökning och streckkodsidentifiering, tog ungefär två månader totalt.
Tack vare den här lösningen skickas dagens fakturor inte längre från en plats till en annan, utan skannas in så snart de tas emot. Via arbetsflödet skickas de sedan elektroniskt till de anställda som är ansvariga för godkännande och behandling. Allt är snabbare och mer transparent än tidigare: redovisningsavdelningen har alltid en översikt över fakturastatus och ser om en faktura har loggats, godkänts eller konterats. Detta innebär att FORWARDIS även har större tillsyn över rabattperioder.
”Eftersom de anställda kan söka i hela texten efter information som fakturanummer och datum samt andra nyckeltermer har det även blivit betydligt enklare att hitta fakturor”, tillägger Kruszynski.
I nästa fas i projektet kan fakturor bearbetas helt elektroniskt – information väljs av maskinen och processen kommer att automatiseras helt fram till den tidpunkt då data överförs till redovisningsavdelningen. Ett planerat ytterligare steg handlar om implementeringen av en arbetsflödeslösning inom området för avtalshantering för att optimera övervakning och administration av kontrakt, särskilt med avseende på kontrakt för transporthantering och kontraktsstyrning.