Tydliga och transparenta affärsprocesser

Eurohold Logo

Tydliga och transparenta affärsprocesser

Tydliga och transparenta affärsprocesser

EuroHold är en ledande bulgarisk firma i finans- och försäkringssektorn med verksamhet i Balkan med fokus på finansiella tjänster och tillgångshantering, leasing och försäljning av nya bilar samt allmänna försäkringstjänster. Företaget grundades 1995 och har sedan 2006 varit verksamt under namnet EuroHold Bulgaria AD.


Kundens situation/utmaning

I holdingstrukturen i EuroHold ingår många företag med ett enormt dokumentarbetsflöde och med olika utskriftsmiljöer, behov, leverantörer, processer och organisationer. Därför är centralisering och harmonisering av alla processer nödvändigt. Dessutom finns det ett behov av ett holistiskt synsätt på utskrifter och dess hantering på holdingnivå för alla inblandade företag. I hela företaget finns en utskriftsvolym på 180 000 A4-sidor per månad, vilket utförs av 219 utskriftsenheter på 550 PC-arbetsstationer. 


EuroHold har ingen tydlig strategi för enhetshantering. Underhåll utförs vid behov och förbrukningsmaterial beställs från flera leverantörer för varje företag i holdingbolaget. Kunden behöver även en bokföringslösning som kan rapportera alla kostnader som är relaterade till dokumentproduktion per användare och per företag eller kostnadsställe.


Sammanfattning av framgång

Med stöd från Konica Minolta kunde EuroHold Bulgaria optimera sina utskriftsprocesser och kostnader i den dagliga verksamheten avsevärt. Baserat på Konica Minoltas rekommendationer centraliserade företaget administrationsprocesser för sina innehav och utkontrakterade aktiviteter med lågt mervärde för kundens organisation. För att garantera flexibel och kontinuerlig utveckling betonade Konica Minolta en IT-miljö som är helt anpassad till företagets individuella behov och krav. Bland annat ingår ett förbättrat övervakningssystem för alla relevanta processer, användare, enheter och leverantörer.


Dimitar Dimitrov
quotation marks

Utan tvekan är ett centraliserat projekt som det här den rätta lösningen för att optimera affärsprocesserna i holdingbolaget. Den förbättrade redovisningen av utskriftsanvändningen har en ytterligare disciplinär effekt och stöder idén med hanteringen av innehav för tydliga och transparenta affärsprocesser

Dimitar Dimitrov

vice ordförande i styrelsen

OPS-konsult

Konica Minolta började med att fånga in och analysera situationen för att fastställa ett projektschema. Lösningskonceptet är baserat på fullständig outsourcing och centralisering av utskriftshantering för alla företag i holdingbolaget, vilket optimerar det dagliga arbetsflödet. Det ger en avsevärd ökning av process- och kostnadseffektiviteten och omfattar den totala förnyelsen av maskinvaruinfrastrukturen, till exempel genom att placera två eller tre centrala multifunktionsenheter på varje våning med åtkomstkontroll som ersätter alla gamla stationära enheter med bara en funktion. 


Med den nya lösningen är kunden fri från alla utskriftsrelaterade problem – implementeringen av programvara för fjärrövervakning av alla enheter möjliggör proaktivt underhåll, automatisk leverans av förbrukningsartiklar och fjärravläsning. Lösningen möjliggör även fullständig redovisning och kontroll av utskrifter per enskild användare och möjlighet att genomdriva användarpolicyer och begränsningar. Dessutom ingår en portal för övervakning av Konica Minoltas serviceunderhåll. På så sätt kan kunden i realtid spåra varje servicebesök och leverans av förbrukningsvaror och få detaljerad statistik om reaktionstid och lösningstid samt uppfyllelse av SLA.


OPS-implementering

Konica Minolta levererade 38 förkonfigurerade multifunktionella enheter samt olika intelligenta programvarulösningar som YSoft SafeQ, Printfleet och portalen eCON. Alla företag i holdingbolaget är anslutna till ett nätverk, och användare har åtkomst till alla enheter. Hela systemet hanteras av en central server, där programvaran SafeQ, som styr och står för utskrift, kopiering och skanning, är installerad. Programvaran är integrerad med kundens Active Directory, vilket gör det enkelt att hantera användare och enheter. 


Genom att använda åtkomstkontrollterminaler på multifunktionsenheterna kan användarna även använda ”follow-me-utskrifter” med sina ID-kort på valfri enhet i byggnaden. Programvaran Printfleet säkerställer fjärrövervakning av enheterna. Tack vare den här integreringen och Konica Minoltas ERP-system är processen för proaktivt underhåll och leverans av förbrukningsartiklar helt automatiserad.


OPS-hantering

Med OPS-implementeringen från Konica Minolta centraliserade och outsourcade EuroHold Bulgaria utskriftshanteringen. Det förbättrade effektiviteten i alla relaterade processer samt effektiviteten i hela holdingbolaget och samordningen mellan dess företag. Tack vare Konica Minolta kunde EuroHold Bulgaria minska antalet enheter för utskrift, kopiering, skanning och faxning med cirka 83 %. Dessutom ökade företaget sin kostnadseffektivitet genom att införa enheter med mycket lägre kostnad per utskrift. Den beräknade minskningen av antalet utskrivna sidor är minst 15 %.


quotation marks

Alla anställda i holdingbolaget använder för närvarande alla de multifunktionella enheternas funktioner, vilket är en stor förbättring jämfört med tidigare enheter. Den första ”rädslan” för det okända var lätt att komma förbi efter användarutbildningssessioner och tack vare korta handböcker som täcker enheternas huvudfunktioner

Veselin Dimitrov

Systemadministratör

Relaterade Kundhistorier

Relaterade Kundhistorier